この度は、株式会社ウェブネーションをご訪問頂き、誠にありがとうございます。

以前までは技術系の情報が中心でしたが、今回はコーヒーブレイクとして、この分野から外れたブログを書きたいと思います。

今回は、「丁寧なコミュニケーション」がテーマです。

なお、Djangoで自作のWebページを作る方法につきましては、来月に書こうと思いますので、しばらくお待ちください。

「丁寧なコミュニケーション」とは？

執筆者の視点から見て、「丁寧なコミュニケーション」とは、ズバリ「発した情報の内容が相手から見てすぐに理解できる」コミュニケーションを指すと考えます。具体的には下2点をいずれも満たすような場合です。

• 内容が曖昧でなく具体的であること
• 内容が相手から見てわかりやすい程度に言語化できていること

加えて、「丁寧なコミュニケーション」をとる意義としては、自分と相手の認識を詳しく共有することです。

特に組織/チームで活動するにあたっては、認識の共有が必要不可欠なので、いかにしてこのコミュニケーションをとれるかが問われます。

なお、コミュニケーションからは外れますが、過去に執筆者が書いたブログも、上2点を心がけて書いています。

「丁寧なコミュニケーション」をとらない弊害とその対処法

上2点のコミュニケーションを取らないと、さまざまな弊害が生じてしまいます。ここからは簡単な例を使って紹介します。

1. 内容が曖昧でなく具体的であること

まず、1点目の「内容が曖昧でなく具体的であること」を満たせていない、つまり内容が曖昧なままコミュニケーションが進んだ場合の弊害についてです。

• A「この仕事をできるだけ早めに終わらせてください。（○曜日が期限だけど、Bさんならきっと○曜日って分かってくれるだろう。）」

• B「わかりました（「できるだけ早めに」？いつまでだろう？とりあえず今溜まってる仕事があるから、そっちを優先しよう。）。」

• １週間後・・・

• A「先ほどの仕事はどうなってますか？○曜日をすぎてますが。」

• B「えっ、あの仕事○曜日が期限だったんですか？」

• A「・・・」

いかがでしょうか？

この場合、Aが発言した「できるだけ早め」というワードに注目してください。

つまり期限が具体的に定まっていないので、たとえAが○曜日を期限と認識していたとしても、Bにその旨を言わなければBにはわかりません。

Bの目線で見ても「期限は確かにあるが、それがいつまでかは全くわからない」という認識の状態で、仕事が進んでしまいます。

当然、Bの仕事の優先順位もこのままだと管理できません。

その結果、上のようにAが望んだ期限までに仕事を終えなくなる事態に陥ってしまいます。

また、この「早め」といった形容詞を使うことも具体性に欠ける表現のため、仕事においてあまり好ましくありません。

したがって、今回の場合はどちらかが期限を具体的に説明する必要があります。

以上の理由から、対処法をAとBとで分けて紹介します。

Aが具体的な情報を発した場合

• A「この仕事を〇曜日までに終わらせてください。」

• B「わかりました（「〇曜日まで」って言ったから、それまでに終わらせよう。この仕事は優先順位高めでいこう）。」

Bが具体的な情報を求めた場合

• A「この仕事をできるだけ早めに終わらせてください。」

• B「わかりました、×曜日までに終わらせれば良いでしょうか？」

• A「いや、〇曜日までで大丈夫ですよ。」

• B「わかりました（「〇曜日まで」って言ったから、それまでに終わらせよう。この仕事は優先順位高めでいこう）。」

この例では、この期限を「早め」という形容詞ではなく、「〇曜日」と具体的な表現で発しています。

こうすれば、Bの仕事の優先順位の管理がしやすくなります。

そのため、内容が曖昧でなく具体的であることは、「丁寧なコミュニケーション」をとるにあたって必要な事項の一つになります。

2. 内容が相手から見てわかりやすい程度に言語化できていること

続いて、2点目の「内容が相手から見てわかりやすい程度に言語化できていること」を満たせていない、つまり相手が内容をあやふやなまま理解した状態でコミュニケーション進んだ場合の弊害についてです。

• A「この仕事をお願いします。〇〇と××も考慮した上でお願いします。」

• B「わかりました。（〇〇と××ってどういうことだろう。わかんないけどこのまま進めよう。）」

• A「お願いします。」

• 与えられた仕事が完了し・・・。

• B「終わりました。」

• A「〇〇と××も考慮しましたか？」

• B「あっ・・・。」

いかがでしょうか？

この場合、Bが心の中で発した「〇〇と××ってどういうことだろう。わかんないけどこのまま進めよう。」というワードに注目してください。

つまり、Aから発した指示内容が、相手から見てわかりやすい程度に言語化できておらず、Bさんもあやふやなまま正確に理解できていません。

そのため、Bさんが取り掛かった仕事の結果が中途半端になってしまいます。

したがって、今回の場合は指示内容を正確に理解する/させるべく、どちらかがわかりやすい程度に言語化する必要があります。

以上の理由から、対処法をAとBとで分けて紹介します。（なお、下で記述している△△は〇〇の言い換え、××は◻︎◻︎の言い換えを、それぞれ指します）

Aが自らわかりやすい程度に言語化して、Bに指示をした場合

• A「この仕事をお願いします。なお、〇〇は△△、××は◻︎◻︎であることを考慮の上でお願いします。」

• B「わかりました。（〇〇は△△で、××は◻︎◻︎だね。了解）」

• A「お願いします。」

Bがわかりやすい程度に言語化して、Aに指示内容を確認した場合

• A「この仕事をお願いします。〇〇と××も考慮した上でお願いします。」

• B「つまり、〇〇は△△、××は◻︎◻︎で間違いありませんか？」

• A「そうです。」

• B「わかりました。その認識で取り掛かります。」

• A「お願いします。」

この例では、「〇〇と××」の内容を正確に理解できるよう、わかりやすい程度に言語化しています。

こうすれば、BにはAから与えた仕事内容が正確に理解でき、中途半端に終わることなく仕事を完了できるようになります。

そのため、内容が相手から見てわかりやすい程度に言語化できていることも、「丁寧なコミュニケーション」をとるにあたって必要な事項の一つになります。

最後に

今回は「丁寧なコミュニケーション」について紹介しました。

仕事におけるコミュニケーションにおいて、弊害というのは避けては通れないものです。

だからこそ、上2点の方法をうまく活用して「丁寧なコミュニケーション」を取ることで、仕事の効率向上に貢献していく必要があります。

今回はここまでとさせていただきます。

最後までお読みいただき、誠にありがとうございます。

参考サイト

1. アイキャッチ画像
   • 珈琲にしましょうの無料写真素材 – ID.15319｜ぱくたそ
   • https://www.pakutaso.com/20160730207post-8439.html#google_vignette