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チームにエンジンがかかる!創発を生む会議の考え方3か条

こんにちは、システム開発部のうのです。

 

最近、新規サービスを作ろうという社内の機運が高まってきたことで、 部署をまたいだ会議をする機会が増えました。

 

ですが、会議ってとてもとても難しいです。 皆さんも想像できると思いますけど、 その場で出た問題点に関して、適当に人を集めて何の考えもなしに会議をすると、 なぜか話がかみ合わなかったり、すごく意見がすれ違ったり、 着地点が見えなくてすごく時間がかかったりするんですよ。

 

これじゃダメだー、ってことで最近、 思い切ってやり方を変えました。 このやり方がちょっと良かったので、その考え方を紹介します。

 

やり方を変えたのはついこの間の話なのですが、 僕が出席しない会議でもコッソリと取り入れられていたりするので、 社内でもちゃんと受け入れられている考え方のようです。

 

 

どんな会議が大事か?

会議のやり方を説明する前に、「会議」について少し考えたいと思います。

 

というのも、「会議」とひとくちに言っても、各々イメージするものがすごくバラバラだからです。 形も、目的も、いろいろなものがあります。

 

たとえば、

  • すでに挙がっている選択肢から、何を実行するか決める 話し合い
  • ある問題点についての解決策を 新たに見いだす 話し合い
  • 進捗・方針の 報告や確認をおこなう 会

などです。

 

このような会議の中で、一番難しく、大事なのは「解決策を新たに見いだす話し合い」です。

 

進捗報告はチャットで行えばいいし、挙げられた選択肢からひとつを決めるのは最終的にはリーダーの仕事です。 究極的な話ですが、チームの真価が本当に問われるのは、「解決策を新たに見いだす」時のはずです。

 

なので、「解決策を新たに見いだす話し合い」について、この記事では扱います。

 

 

【創発】を生む会議の行い方

会議の世界では、 一人一人の力が掛け合わさってまったく別の何かが生まれることを 【創発】といい、 とても大事なものとされています。

 

人一人の力では打開できない状況でも、場合によってはひっくり返してしまうような可能性を秘めているからです。 解決策を見いだしたいときに行う会議は、この効果を得ることが目標になるということです。

 

そのために、僕が取り入れた考え方はこうです。

  • 意見を「出す」時間と「まとめる」時間を分ける
  • ポストイットで会議を「見える化」する
  • 意見は良し悪し気にせず、とにかく数多く発言する

ひとつひとつ、詳しく見ていきましょう。

 

 

意見を「出す」時間と「まとめる」時間を分ける

 

会議のやりかたは数多ありますが、基本として言われていることは

  • 意見を出すこと
  • 意見をまとめること

をハッキリ分けるべきだ、ということです。

 

普通の会議では、 出たひとつのアイデアや意見に対する良し悪し、採用不採用の議論に偏りがちです。 せっかく情報や意見が出ているのに掛け算されないのでは、【創発】にはつながりません。

 

なので、意見を出すときは出して、まとめるときはまとめる、とハッキリ分けることで、 情報ひとつに対してスポットが当たりすぎるのを防ぎ、掛け算を意図的に起こします。 また、「今は○○の話だから……」とせっかくの意見を心にしまいこんでしまうような状況も 起こりにくくなります。

 

 

ポストイットで会議を「見える化」

 

意見が沢山でたとしても、それで収拾がつかなくなってしまっては意味がありません。 異なる、個性のある意見たちをまとめてあげる必要があります。

具体的には、 似た意見をグループ化したり、 グループ間の関係を図示したり、 という手段で、 収拾がつくよう意見を練り上げていきます。

 

これを行う上でとても便利なのが、「ポストイット」 です。 意見をすべてポストイットに書いてもらい、 それらをホワイトボードやB紙に貼り付けます。 貼ってはがせるポストイットは、グループ化する工程で強力に働いてくれますし、 気軽に書いて貼れるので意見も出やすくなります。

 

ただし、安いものはすぐにはがれてしまったり、 接着力が弱すぎてそもそも貼れない! なんてことも普通にあるので、ケチらずいいものを買いましょう。 会議に集中できなくなってしまうと本末転倒です。

 

 

意見は良し悪しを気にせず発言しよう

会議をするとき、大事になってくるのが 「意見に自信がなくてもとにかく言う」 という姿勢です。

いい意見を言わないと、会議の質に響くじゃないの? と思うかもしれませんが、大丈夫です。

 

「会議の結論の質は、会議の中で出た意見の量に比例する」 と言われているからです。

 

具体的な実験などのデータがない経験則ですが、さまざまなところで言われています。 実際、スゴイ結果を出している人に会って、よくよく話を聞いてみると、 常人には考えられない物量をこなしていたりするものです。

 

逆に、してはいけないことは、 人の意見を批判する・否定する ことです。 どんな意見が化けるかわからないですし、 否定された人は次から「言っていい意見か」を気にするようになってしまいます。 質より量をこなすこと、という考えを忘れないようにしましょう。

 

議題にまったく関係のない、会議の場を壊してしまいかねない意見をたくさん出されたら、 それは良くないので、その時はちゃんと注意しましょう。

 

 

【創発】を生む会議をしよう

 

会議をする時に大事だと言われていることをまとめてみました。 【創発】を生む会議ができるよう心がけ、よりよくプロジェクトを運営しましょう!

 

心がけるポイントは、以下の3つです。

 

  • 意見を「出す」時間と、出た意見を「まとめる」時間をハッキリ分ける
  • ポストイットを使って意見を書き、会議を「見える化」する!
  • 良し悪しを気にせずに発言し、数を多くの意見を集めて、会議の質を上げる!

 

本記事は、「結果を出す会議」に今すぐ変えるフレームワーク38を参考に書きました。 よければぜひ手に取って読んでみてください。

 

ではまた次回お会いしましょう。 うのでした。

 

 

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